Office Manager (m/w/x)

Du willst für ein zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Wenn es um das Office-Management geht, macht Dir keiner etwas vor? Denn was Du am allerbesten kannst ist: kommunizieren, organisieren und Probleme lösen. Wenn es brennt, reagierst Du ruhig und überlegt? Kurz: Du kannst mit Stress genauso gut umgehen, wie mit sämtlichen Microsoft Office-Anwendungen. Ausgezeichnet.

Dann hast Du hier bei uns Deine Position gefunden als

Office Manager (m/w/x)

Als Office Manager* für unseren Kunden aus der Immobilien und Finanz-Branche bist Du das freundliche Aushängeschild und die Organisations-Zentrale bei uns. In dieser Funktion sorgst Du für den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Office-Management und trägst dazu bei, dass sich Besucher und Mitarbeiter wohlfühlen.

 

Deine  Aufgaben

Allgemeine Empfangs- und Assistenzaufgaben, wie Korrespondenz, Post, Telefonzentrale, Empfang und Betreuung der Besucher, etc.

  • Erster Ansprechpartner für alle Dienstleister

  • Beantwortung und Weiterleitung von zentral eingehenden Anrufen

  • Selbständige Organisation des Office-Managements, insbesondere Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Werbemitteln und Verpflegung

  • Perfekte Vorbereitung von Konferenz- und Meeting-Räumen

  • Planung und Vereinbarung von Terminen

  • Verantwortungsbewusste Reisebuchungen für unsere Mitarbeiter (Flug, Zug, Mietwagen, Hotel)

  • Gezielte Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung und Direktoren bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben

  • Rechercheaufgaben für verschiedene Aufgabestellungen

  • Veranstaltungsmanagement für interne und externe Veranstaltungen

  • Vertragsmanagement, Verwaltung und Prüfung der Subunternehmerverträge und Unterlagen

  • Administratives Fuhrparkmanagement

  • Administratives Facilitymanagement

 

Was wünschen wir uns von Dir:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

  • Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz Empfang, Backoffice oder vergleichbaren Aufgabengebieten

  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
 verbunden mit Kommunikationsstärke und Kontaktfreudigkeit

  • Überdurchschnittliche organisatorische Fähigkeiten

  • Positive Ausstrahlung und ein souveränes Auftreten

  • Lösungsorientiertes Handeln

  • Flexibilität, Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Sorgfältigkeit

  • Gute MS-Office Kenntnisse (E-Mail, Word, Excel, PowerPoint)

  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab

 

Das erwartet Dich bei uns:

 

  • unbefristete Anstellung

  • Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien

  • Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitern

  • Möglichkeit für Dich Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten

  • attraktives, leistungsorientiertes Vergütungspaket

  • Spannende Projekte und Aufgaben, viel Abwechslung und Verantwortung

  • Relevante Partnerschaften: Immobilienbranche, Kapitaanlagegesellschaten, HNI und Institutionelle Investoren

  • Wertschätzung, Spaß und Teamspirit

 

Bist Du bereit durchzustarten?

Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung.

E-Mail: info@youfirst-personalberatung.de